Cuando piensa en cómo administra sus proyectos, puede pensar instantáneamente en Hojas de cálculo de Google o Asana. Si bien el nombre Trello puede resultarle familiar, es posible que no sepa cuán diferente es en comparación con otro software de gestión de proyectos y sus beneficios para individuos y empresas.
Trello proporciona muchos beneficios únicos porque se ejecuta en un formato completamente diferente al de otro software. También es más simple de usar en algunos casos y es muy interactivo.
En este artículo, explicaremos qué es Trello, por qué a la gente le encanta y brindaremos algunas razones para considerar adoptarlo como su nuevo sistema de gestión de proyectos.
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¿Qué es Trello?
Trello es un software de gestión de proyectos que utilizan millones de trabajadores y autónomos de todo el mundo. Se ha convertido en una de las formas más populares de colaborar y administrar proyectos. Trello le permite crear «tableros» que están optimizados y ofrecen una forma visual y compacta de moverse a través del proceso de gestión del trabajo.
La facilidad de colaboración es una razón importante por la que las empresas pueden estar interesadas en echar un vistazo a Trello. Es sencillo asignar tareas a otros, y el componente visual muestra exactamente quién está haciendo qué. Con un solo vistazo, puede hacerse una idea de quién está trabajando en qué proyecto, en qué parte del proceso se encuentra y el plazo propuesto.
Trello fue diseñado bajo los principios de Kanban, que es la idea de visualizar flujos de trabajo para que se puedan ver desde las etapas iniciales hasta el final de un vistazo. Un tablero de Trello generalmente cubre una tarea o proyecto.
Cuando utilice Trello, tenga en cuenta que también puede iniciar sesión a través de su cuenta de Atlassian. Atlassian compró Trello en 2017 y ahora se puede usar junto con otros productos de software de Atlassian, como Jira y Confluence.
¿Por qué usar Trello para la gestión de proyectos?
Trello es excelente para empresas o personas que tienen varias tareas ejecutándose a la vez y que necesitan poder realizar un seguimiento de su progreso. Pone la responsabilidad de completar las tareas en el usuario y ayuda a reducir la posibilidad de tareas «olvidadas». Una de las razones por las que muchas empresas han optado por utilizarlo en lugar de otras herramientas de gestión de proyectos es el hecho de que está optimizado en comparación con otro software.
Trello proporciona equilibrio
Para aquellos que no necesitan una herramienta de administración compleja para completar tareas, Trello es una forma de equilibrar la asignación de tareas y la colaboración. Para las empresas, esto permite a los gerentes informar fácilmente a los empleados sobre sus asignaciones, mientras que los empleados pueden beneficiarse al ver las fechas de vencimiento en relación con otros proyectos.
Ideal para múltiples tipos de proyectos.
Parte de la razón por la que Trello se ha popularizado tan rápido es que también se puede usar para prácticamente cualquier tipo de proyecto. Ya sea que necesite crear una lista personal de tareas pendientes, administrar tareas para una próxima boda o ejecutar un calendario editorial, Trello también es lo suficientemente simple para el uso diario.
¿Cuáles son los beneficios de Trello en comparación con otro software de gestión de proyectos?
Hay una serie de otras herramientas de gestión de proyectos, por lo que es posible que se pregunte por qué elegiría Trello sobre las otras opciones. Gran parte de esto dependerá de cómo le guste a usted o a su equipo realizar las tareas y si prefiere o no un formato más visual.
Aquí hay una comparación rápida entre Trello y algunas de las otras herramientas populares de gestión de proyectos disponibles en el mercado hoy en día.
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Trello vs Asana
Si bien Trello está diseñado para tareas que solo requieren directivas amplias, Asana es más detallada y está pensada para proyectos que necesitan completar varios pasos en capas. Por lo general, Asana es mejor para equipos más pequeños que requieren diferentes formas de detallar sus procesos o aplicar una estructura de flujo de trabajo.
Asana también requiere una inmersión más profunda que Trello, y puede ser difícil ver el estado de un proyecto completo porque está muy basado en tareas. En lugar de hacer clic y arrastrar elementos como lo haría en Trello, Asana le pide que ingrese cada tarea y luego marque su estado.
En general, si elige usar Asana en lugar de Trello depende de si disfruta o no de una experiencia más visual. Trello brinda un enfoque más activo para completar y ver el progreso, mientras que Asana puede ser útil para asumir proyectos con múltiples partes móviles o si su equipo está trabajando en conjunto en varias tareas a la vez.
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Trello vs ClickUp
ClickUp adopta un sistema de tablero similar al de Trello y tiene como objetivo mantener el mismo objetivo de simplicidad. Si bien Trello ofrece una vista en su versión gratuita (hay más vistas disponibles en la versión paga), ClickUp ofrece varias formas de ver tareas como «Vista de lista», «Vista de cuadro» y «Vista de tablero». Si a uno de tus equipos le gusta trabajar de cierta manera y otro prefiere una vista diferente, entonces tienes la opción de cambiar entre los dos con ClickUp.
Si bien ClickUp tiene como objetivo mantener la idea de Trello de que «cuanto más simple, mejor», puede que no siempre sea tan intuitivo. Puede tomar algún tiempo entender cómo funciona cada vista, y la aplicación móvil es conocida por no ser la más sencilla.
Trello vs Monday.com
A diferencia de ClickUp y Trello, Monday.com ofrece múltiples formas de organizar tareas, pero la más común es la vista de lista. La plataforma toma el concepto de una hoja de cálculo y lo hace más intuitivo al permitirle codificar por colores las tareas y luego actualizarlas a medida que avanza. Monday.com está diseñado principalmente para equipos y generalmente se considera fácil de usar. También proporciona un portal de clientes donde sus clientes pueden crear sus propias tareas o mantenerse actualizados sobre cómo le está yendo a su equipo.
Sin embargo, Monday.com es mucho más caro que Trello a $39.99 al mes. Además, debido a que es un producto más nuevo, no tiene la misma cantidad de integraciones disponibles en comparación con Trello. Si tiene el presupuesto y la necesidad, entonces Monday.com puede valer el costo adicional. Pero también puede comenzar con Trello y hacer el cambio más tarde si está buscando un formato similar.
Trello vs Basecamp
Trello y Basecamp tienen algunas diferencias importantes entre sí, pero a menudo se comparan entre sí. Si bien Trello se enfoca más en la colaboración y la creación de tareas con equipos, Basecamp está más orientado al cliente y ofrece herramientas para ayudar a los empleados a comunicarse sobre el estado de las tareas. Basecamp también permite compartir archivos y documentos fácilmente, aunque Trello también ofrece esto.
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La desventaja es que Basecamp no ofrece una versión gratuita y no es tan personalizable como Trello para uso colaborativo. Dado que Basecamp es una herramienta más antigua, tampoco tiene algunas de las integraciones más nuevas que tiene Trello.
Trello vs Slack
Slack es conocido principalmente por sus capacidades de mensajería, pero también es posible crear listas de tareas pendientes y recordatorios en esta plataforma.
También Slack hace posible la colaboración a través de la mensajería, pero simplemente no es lo mismo que tener una representación visual de tus tareas. La mayoría de las empresas prefieren usar Slack como una forma de comunicarse y luego eligen una herramienta de gestión de proyectos real para colaborar en las tareas.
¿Qué sistemas operativos ejecutan Trello?
Trello se ejecuta tanto en PC como en Mac con una aplicación que puede descargar desde iOS App Store o el sitio web de la empresa. Y si desea continuar colaborando mientras viaja, también puede descargar la aplicación Trello para su dispositivo Apple o Android . También puede ejecutar Trello a través de cualquier navegador web.
Cómo colaborar en Trello
Una de las razones por las que Trello es tan popular entre empresas de todos los tamaños es porque es muy sencillo colaborar en proyectos. Para hacerlo, primero debe asignar un líder a un tablero o tarea donde pueda proporcionar más información sobre lo que se debe hacer.
También puede fijar una tarjeta de «instrucciones» en la parte superior de cada tablero que responda cualquier pregunta potencial, o puede usarla como un resumen de objetivos, recursos y más.
Trello le permite comentar y etiquetar a los miembros de su equipo para alertarlos sobre las tareas que deben completar o puede usar la función de etiquetado para comunicarse entre sí. Incluso puede agregar enlaces a Google Hangouts o usar la función Power-Ups de Trello para organizar reuniones periódicas dentro de la aplicación.
Puede dar acceso a otros miembros del equipo para cambiar tableros y mover tareas dentro del tablero. Al hacer clic y arrastrar un elemento, sus empleados o compañeros de trabajo pueden marcar algo como hecho o en curso. También puede asignar fechas de vencimiento, que puede marcar en verde cuando termine (o en rojo si está vencido).
Si desea que los clientes puedan ver la acción, también puede crear un tablero que les permita ver cómo su equipo realiza ciertas tareas, lo que les da la oportunidad de revisar y aprobar elementos. Cuando ven algo que necesita ser revisado, también pueden marcarlo.
¿Qué integraciones y características puedes usar con Trello?
Otra razón de la popularidad de Trello es el hecho de que puede integrarlo con una amplia variedad de aplicaciones útiles, como Google Drive, Salesforce y Slack. Estas integraciones se denominan «Power-Ups» dentro de Trello, y las versiones gratuitas y de pago permiten diferentes opciones de uso.
Integraciones de Trello
Estas son algunas de las integraciones que puede usar con Trello Power-Ups:
- Google Drive
- Calendar
- Custom fields
- Sales Pipeline
- Slack
- Google Hangouts
- Voting
- Maps
- Giphy
- Costello
- Pomorello
- Card Repeater
- Time in List
- Manny
Tenga en cuenta que la versión gratuita de Trello solo le permite usar un Power-Up a la vez. Esto puede ser limitante si tiene que completar un montón de diferentes tipos de tareas y necesita acceder a varias integraciones a la vez (como Google Drive y Slack, por ejemplo).
Versiones de pago de Trello
Las versiones pagas de Trello le permiten tener más de un Power-Up ejecutándose a la vez, con tres niveles diferentes para elegir. El que elija dependerá de cuántos miembros del equipo tenga y cuántos Power-Ups planee proporcionar a su equipo.
Versión gratuita
Puede usar un Power-Up y cambiar el color de sus fondos en la versión gratuita. También puede cargar archivos de hasta 10 MB e incluir enlaces a activos en cada tarjeta. Invita a varios miembros del equipo a tus tableros y dales diferentes niveles de control de edición.
Versión Gold
El nivel Gold está diseñado para personas que buscan tener acceso a más funciones de Trello por un precio más bajo. Las funciones Gold incluyen la opción de usar hasta tres Power-Ups en cualquiera de tus tableros y fondos personalizados. También puede cargar archivos de hasta 250 MB, en lugar de los 10 MB incluidos en la versión gratuita. Puede obtener Trello Gold por $ 5 por mes.
Trello Business Class
Trello Business Class está destinado a aquellos que tienen varios equipos trabajando en proyectos o que pueden necesitar soporte técnico adicional. También tiene acceso a Power-Ups ilimitados y la oportunidad de agregar clientes si quieren participar en el progreso de sus artículos. Trello Business Class cuesta $12.50 por miembro del equipo cuando elige facturar mensualmente o $120 facturados anualmente.
Trello Enterprise
Para las grandes corporaciones, Trello Enterprise ofrece licencias por usuario, lo que significa que puede pagar por usuario en lugar de una tarifa más alta por mes. Incluye todas las funciones de Business Class de Trello y medidas de seguridad adicionales, y puede pagar mediante factura en lugar de tarjeta de crédito.
Acerca de las cuentas de Atlassian
¿Qué es Atlassian?
Atlassian es una organización de software que proporciona las herramientas para ayudar a cada equipo a liberar todo su potencial. Estas herramientas incluyen Jira Core, Jira Software, Jira Service Management, Confluence, Bitbucket, Opsgenie, Statuspage y, desde su adquisición en 2017, Trello.
¿Qué es una cuenta de Atlassian?
Con una cuenta de Atlassian, puede usar una sola cuenta para iniciar sesión en cualquier producto de Atlassian, como Jira Core, Jira Software, Jira Service Management, Confluence, Bitbucket, Opsgenie, Statuspage o Trello. No necesita administrar cuentas separadas para cada uno de estos productos, ¡solo una cuenta para gobernarlos a todos!
¿Cómo sé si estoy usando Trello con una cuenta de Atlassian?
Si ya ha iniciado sesión en Trello, puede verificar esto yendo a su página de perfil en trello.com/me. Si su cuenta de Trello está vinculada a una cuenta de Atlassian, verá una variación de este mensaje:
Esta es una cuenta de Atlassian. Edite su información personal y la configuración de visibilidad a través de su perfil de Atlassian.
Al hacer clic en el enlace del mensaje, accederá a su perfil de Atlassian, donde podrá realizar cambios en la información y la configuración de su perfil.
¿Por qué nos pides que migremos a la cuenta de Atlassian ahora?
Desde 2017, Trello ha estado trabajando diligentemente para integrarse con los sistemas de Atlassian y estan listos para que las cuentas de Trello obtengan una cuenta de Atlassian.
¿Cómo inicio sesión después de migrar a la cuenta de Atlassian?
En trello.com/login, ingrese su dirección de correo electrónico. Nuestro sistema reconocerá que su cuenta está vinculada a una cuenta de Atlassian. Haga clic en el enlace «Iniciar sesión con Atlassian» para iniciar sesión.
¿Cómo puedo restablecer la contraseña de mi cuenta de Atlassian?
Para restablecer la contraseña de su cuenta de Atlassian, vaya a https://id.atlassian.com/login/resetpassword. Le enviaremos un correo electrónico de restablecimiento de contraseña. Una vez que restablezca su contraseña, puede iniciar sesión en Atlassian y Trello con el correo electrónico de su cuenta de Atlassian y su nueva contraseña.
Migración a la cuenta de Atlassian
¿Por qué está pasando esto?
La integración de una cuenta de Atlassian con todos sus servicios de Atlassian Cloud está actualmente en curso, lo que significa que su cuenta de Trello pronto se actualizará a una cuenta de Atlassian. Cuando esté completo, podrá iniciar sesión en Jira, Confluence, Bitbucket y Trello con un conjunto de credenciales. También puede usar su cuenta de Atlassian para iniciar sesión en nuestra comunidad de Atlassian y en los sistemas de soporte y facturación de Atlassian.
Acabo de iniciar sesión en Trello y migré automáticamente a la cuenta de Atlassian. ¿Es eso lo esperado?
Sí, si inicia sesión en Trello con Google, migrará automáticamente a la cuenta de Atlassian como parte de ese proceso.
¿Puedo cancelar la migración de mi cuenta de Trello a una cuenta de Atlassian? ¿Hay alguna manera de deshacer la migración una vez que se haya completado?
En el transcurso de este año, todas las cuentas de Trello obtendrán una cuenta de Atlassian. No ofrecemos una exclusión voluntaria de este proceso, ni existe la opción de revertir la migración una vez que se completa.
¿La actualización a la cuenta de Atlassian es gratuita?
Cualquiera puede crear una cuenta de Atlassian de forma gratuita y este proceso es el mismo que hacerlo, pero con el paso adicional de vincular su cuenta de Trello ya existente. Muchos otros productos de Atlassian también tienen versiones gratuitas, ¡y esta migración te permitirá probarlos todos desde el mismo lugar!
¿Seguirá funcionando la aplicación móvil si migro a una cuenta de Atlassian?
¡Sí! La aplicación móvil seguirá funcionando para dispositivos que coincidan con las versiones de nuestro sistema operativo compatible.
Solía tener varias direcciones de correo electrónico en mi cuenta. ¿A dónde fueron?
Las cuentas de Atlassian solo tienen una única dirección de correo electrónico. A partir de 2020, Trello ha estado ayudando a los usuarios a reducir a una sola dirección de correo electrónico antes de este cambio. Si todavía había varias direcciones de correo electrónico en su cuenta cuando se actualizó a la cuenta de Atlassian, intentamos elegir la mejor para mantener en su cuenta y las demás se eliminaron. Si intenta iniciar sesión con una de las direcciones de correo electrónico que se eliminaron, le enviaremos un correo electrónico a cada dirección de la cuenta para informarle qué dirección de correo electrónico usar en el futuro.
No puedo iniciar sesión con la dirección de correo electrónico de mi cuenta.
Si no tiene acceso a la dirección de correo electrónico restante en su cuenta, tendrá la oportunidad de cambiar la dirección de correo electrónico después de ingresar su contraseña de Trello. Si necesita cambiar su dirección de correo electrónico y su cuenta está administrada por Trello Enterprise, pídale al administrador de su empresa que se comunique con nosotros.
¿Cómo migro manualmente a una cuenta de Atlassian?
Si su cuenta de Trello aún no ha migrado a una cuenta de Atlassian, puede iniciar manualmente ese proceso desde la página Configuración de Trello. Haga clic en su avatar en el encabezado y elija Configuración o abra http://www.trello.com/my/account. Desplácese hacia abajo hasta el encabezado Autenticación de dos factores para ver un banner con el título «Su cuenta de Trello + Atlassian». Elija Actualizar cuenta en este banner e inicie sesión en Atlassian con el mismo correo electrónico registrado en su cuenta de Trello. Su cuenta completará el proceso de migración y verá esos cambios reflejados en la página de perfil de su cuenta de Trello.
En conclusión
Trello es una herramienta increíble para personas o empresas que disfrutan de usar una herramienta de gestión de proyectos visual con muchas oportunidades de integración. Para las personas o empresas que necesitan una herramienta que fomente la colaboración, también pueden hacer más y de manera más eficiente.
Con precios de varios niveles, puede encontrar una opción que funcione mejor para usted y lo que desea lograr con su equipo, así como las herramientas que lo ayudarán a sentir que está alcanzando sus objetivos.
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